Авансы

Аванс — деньги, выданные до зарплаты. Сервис сам вычтет их из итоговой суммы.

Как выдать

Кнопка Выдать аванс на странице Зарплаты или в карточке сотрудника.

Поля: сотрудник, сумма, дата выдачи (по умолчанию сегодня), основание.

Две кнопки:

• Только сохранить — записать аванс.
• Выдать и оформить документ — записать и сразу открыть расписку на печать.

Что происходит дальше

1. Аванс записывается в расчёт того месяца, в который попадает дата выдачи.
2. При расчёте зарплаты сумма вычитается отдельной строкой.
3. В кассе автоматически появляется расход по статье «Аванс».
4. Присваивается номер документа вида АВ-2026-0001.

Аванс не облагается НДФЛ — это не доход, а часть уже начисленной зарплаты, выданная раньше.

Расписка

Печатная форма: кто получил, сколько, за что, сумма прописью, строки для подписей.

Подписи не проставляются автоматически — распечатайте и подпишите при выдаче наличных. Кто подписывает со стороны компании, зависит от реквизитов: если заполнен кассир — «Кассир», если нет — «Главный бухгалтер». Заполняется в Настройки → Профиль компании.

Ошибка «Нет открытого расчётного периода на дату выдачи»

Самая частая проблема с авансами.

Аванс обязан попасть в какой-то открытый месяц — иначе деньги выданы, а удержания нет, и вы про них забудете.

Причины:

• дата выдачи в закрытом месяце — откройте тот период или поставьте актуальную дату;
• дата в месяце, где периода нет вовсе — зайдите на страницу Зарплаты, пролистайте на нужный месяц, период создастся.

Предупреждение о превышении

Если сумма авансов за месяц больше, чем начислено, сервис оформит аванс, но предупредит. Это не запрет: в начале месяца начислено мало, а аванс уже выдан — нормальная ситуация. Просто держите в голове.

Удаление

Удалите аванс — исчезнет и связанная запись в кассе. Это гарантировано на уровне базы данных: расходы не завысятся.

Аванс — не единственная выплата

Кроме аванса есть выдача зарплаты внутри периода: та же кнопка, но сервис сам посчитает, сколько человек заработал к сегодняшнему дню, и предложит эту сумму. Обе выплаты живут в одном реестре и обе вычитаются из итога месяца — разница только в основании и в номере документа (АВ у аванса, ВЗ у выдачи зарплаты). Подробнее — в статье «Выплата зарплаты внутри месяца».

Настройка дня аванса

В Настройки → Расчёт зарплаты можно указать день аванса (1–28). Сейчас это справочная настройка — сервис не создаёт авансы автоматически и не напоминает о них. Выдаёте вручную.