Данные сотрудников: что нужно работодателю по 152-ФЗ

Когда вы вносите в «Смен.ок» данные своих сотрудников, вы — оператор их персональных данных, а сервис обрабатывает их по вашему поручению (часть 3 статьи 6 152-ФЗ). Условия поручения — в Соглашении о поручении обработки персональных данных, которое вы приняли при создании организации. Ниже — что закон требует от вас как от работодателя. Это не юридическая консультация: в сложных случаях сверьтесь с юристом.

1. Уведомление в Роскомнадзор

С 1 сентября 2022 года уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных обязаны практически все работодатели, которые ведут данные сотрудников на компьютере — в 1С, Excel или в «Смен.ок». Исключение — только обработка исключительно на бумаге (часть 2 статьи 22 152-ФЗ). Эта обязанность есть у вас как у работодателя независимо от сервиса.

• Подаётся бесплатно на сайте pd.rkn.gov.ru — через Госуслуги или с электронной подписью, либо на бумаге.
• За неподачу с 30 мая 2025 года предусмотрен штраф до 300 тыс. ₽ (часть 10 статьи 13.11 КоАП).
• В разделе о поручении обработки укажите: ИП Рамазанов Магомед Рамазанович (сервис «Смен.ок»), ИНН 052000911496, базы данных — в Российской Федерации.
• Если ваши сотрудники подключают Telegram, это трансграничная передача: о ней подаётся отдельное уведомление (часть 3 статьи 12 152-ФЗ). Не хотите — не отправляйте сотрудникам приглашения в Telegram, всё работает и через браузер.

2. Согласие работников на передачу данных сервису

Закон разрешает поручить обработку данных другому лицу с согласия работника (часть 3 статьи 6 152-ФЗ, статья 88 Трудового кодекса), и Роскомнадзор ещё в 2012 году разъяснял, что для передачи кадрового учёта стороннему исполнителю нужно согласие работников. Поэтому надёжнее взять у каждого сотрудника письменное согласие — по образцу ниже, отдельным документом.

3. Образец согласия

> Согласие работника на поручение обработки персональных данных > > Я, ____________________ (ФИО), паспорт: серия ______ № __________, выдан ____________________, адрес: ____________________, > > даю согласие ____________________ (наименование работодателя, ИНН, адрес) (далее — Работодатель) на поручение обработки моих персональных данных Индивидуальному предпринимателю Рамазанову Магомеду Рамазановичу, ИНН 052000911496, адрес: 368360, Республика Дагестан, Лакский район, с. Кумух (сервис «Смен.ок»), в целях учёта рабочего времени и смен, управленческого расчёта заработной платы, постановки рабочих задач и хранения связанных документов. > > Перечень данных: фамилия, имя, отчество; должность и подразделение; табельный номер; номер телефона; дата приёма; график смен и отработанное время; условия оплаты труда, начисления, удержания и выплаты; сведения об отсутствиях (вид и период); копии документов, загружаемых Работодателем. > > Перечень действий: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение; обработка с использованием средств автоматизации. Базы данных расположены в Российской Федерации. > > Согласие действует до прекращения трудовых отношений и может быть отозвано мной письменным заявлением Работодателю. > > «___» __________ 20___ г. ______________ (подпись)

Если вы загружаете в сервис медицинские книжки, учтите: это сведения о состоянии здоровья (специальная категория). Их обработка допустима, только если её требует трудовое законодательство (например, для работников общепита и торговли продуктами) или при отдельном письменном согласии работника.